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◆ 我想直接了解业务的最新情况。
◆ 这是业务状况的需要。
◆ 有助于确保协调。
◆ 了解其他部门正在发生什么,这样你们才能做好自己的工作,保证执行上有充分的沟通。
抵制先于体验
对每周例会的抵制几乎总是先于对会议的体验。不过,这些会议能帮助你认识和理解其他部门的情况及其对本部门的影响,这种好处最终会压倒你对浪费时间的担忧。
?必须准时来参加会议,未经我预先批准,谁也不能找人替自己出席。我希望大家要明白,我对待每周例会的态度是认真的,因此你们也应该认真对待。
?会议时间是每周一上午10点到中午12点;如果有必要,可以延长。
?议程
◆ 在会前的周三向首席财务官提交议题和所需的时间;如果有希望在会上讨论的行动或决定,请预先说明。
◆ 议程经我审查后在周四下发。
每周例会让我们有机会及时地评价管理团队,就问题做出决定,而不用等到月度或季度会议。
?保密
◆ 不准闲聊。
◆ 在助理以及他人的帮助下加强保密。
通过强调保密的重要性,我们在这方面几乎没有碰到过麻烦。事实上,一个由大约6位最高层管理者组成的团队,设法把吉列与宝洁即将合并的秘密保守了好几个月,这已经相当了不起了。
决策:至少得是多数人同意,往往是一致同意
?决策过程
◆ 多数人同意—听取各种观点。
◆ 如果有必要,最终决定由我做出。
在我领导吉列的5年里,我们总是就关键决策达成多数意见,而且往往是全体一致同意。我不记得我们有过必须要推翻团队决定的时候。
?行为
◆ 要专心:没有补充说明或者辅助任务;要认真听。
◆ 不要偏离主题。
◆ 要坦率。
◆ 如果有必要,做好准备工作。
◆ 可以开玩笑。
纪律、专注和投入是我期望大家能够时刻做到的,每周例会也不例外。然而我也意识到,玩笑和幽默往往是营造凝聚力的最佳途径。
尽量避免卖弄
?轮流发言
◆ 每个人的发言限时3分钟。
◆ 议题需要花更多的时间做好准备才能提上议程。
我愿意让每个人都有发表意见的机会;3分钟的限时可以让大家保持专注,避免有人炫耀和卖弄。
其他常规事务
?一对一的交流;你们打来的电话。因为我奉行“走动管理”,所以我会顺道拜访我的直接下属和很多其他管理者,还会经常与他们进行电话交谈。然而,除了对优先事项的季度评价之外,我与直接下属并没有定期的一对一交流。如果谁觉得有这个必要,我欢迎他来找我。
?只有你们的行政助理才可以通过我的助理来安排我们之间的会谈。安排会谈的流程有助于避免我们的日程表变得混乱。
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