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第8部分(第2页)

收集篮

可以执行联系供货商,周一会将支票送去

可以执行给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告

可以执行查看邮箱

可以执行周五之前拿出新产品的销售策略

将来某时也许不能执行哪天有空去打羽毛球

参考资料不能执行上个月市场推广费用明细报表

可以执行的事情我们分为五类:

1。 2分钟之内能搞定的事:打一个电话是2分钟可以解决的事情,对于这样的事,我们采取的行动应该是——立即去做。

2。需要多个步骤搞定的项目:工作中遇到的大部分任务都是需要我们进行分解之后才能执行的,例如‘周五之前拿出新产品的销售策略’,你可以立即去做吗?不行,因为你还不知道该怎么去做。

3。指派给别人完成的事:这类事情是我们最喜欢的,因为我们可以方便地把这只猴子甩到别人身上,比如‘提供新版本软件的用户使用报告’,你可以打电话给小李,说明这件事情,并且告诉他,下周三之前必须完成。

4。特定时间做的事:这些事就是我们写在行事历里的事情,一方面可能来自于那些需要多个步骤才能搞定的事情,因为你需要今天做一些,明天再做一些。另一方面有些事情是需要在特定的时间或者环境才能完成的,比如下周三督促小李提交用户使用报告。

5。待办事项:这些就是剩下的普通任务了,比如例子中的‘查看邮箱’,对于这些事情,有空的时候就立即搞定它。现在的收集篮看起来应该是这个样子。”

收集篮

2分钟任务可以执行联系供货商,周一会将支票送去

委派任务可以执行给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告

待办事项可以执行检查邮箱

多步骤项目可以执行周五之前拿出新产品的销售策略

将来某时也许不能执行哪天有空去打羽毛球?

参考资料不能执行上个月市场推广费用明细报表

“上面提到了‘2分钟任务’,这是一个非常有趣的原则:如果是2分钟之内能够做完的事情,那就请‘立即去做’。 比如发一封E…mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话,等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单,任何时候想做都可以做,但是往往拖了又拖,到一天终了的时候又抱怨‘事好多,真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘烦琐小事’的。

一般情况下2分钟可以使人放松,又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”,也就是说这不是一个绝对值,就像人的体温一样,都是有差异的,不必强求。你可以是2分钟,也可以是1分钟,甚至30秒。如果真的超出预计的话,需要分情况去考虑。还是举例来说吧,如果你本来计划要打2分钟电话,但是现在却超过了,那么是不是要继续呢?当然要!如果你计划用2分钟给老板汇报工作,但很不幸,汇报时老板又要跟你谈另外一个问题,那是不是要继续呢?当然要!

你可能会说:‘咱们不是提倡集中100%的精力去做当前的事情吗?不是要尽量避免裂痕时间吗?为什么我们要被2分钟原则打断呢?’理由是,如果此时不打断,那么以后会损失更多。举个例子:你正在集中精力写市场报告的时候,老婆一通电话进来说:“老公,咱家水管坏了,找物业修理好吗?”虽然很想说:‘你怎么不自己打!’但是显然,这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业,说明问题,约好维修时间,再回到刚才的工作中是一件相对比较简单的事情,思路应该不会完全丢失,就当做休息了。相反,如果这时候你不立即去做的话,那你需要打开收集工具,把这件事情放入你的时间管理系统,。做好提醒,以及去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍,得不偿失。好,到此为止。‘处理’环节我先说这么多,就靠你自己去实践了。”

“等等,老付,我觉得第一个环节,也就是‘收集’环节,是很容易实现的,自己平时也在做类似的事,只不过做得不够彻底,没有意识到将‘一切引起我们注意的事情’都从大脑中收集下来的重要性,所以自己经常会感觉到手忙脚乱,这一点我是理解的。但是‘处理’环节我觉得有些烦琐,要在收集篮里先写下是否可以执行,然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗?”小强认真地听完了老付的讲解,指着桌上老付画的表格说。

“哦,是这样的,我可能没有解释清楚,判断是否可以执行,以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作,不需要写在收集篮里。还记得我前面说过,大脑是用来做分析和创造性思考的,那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以,到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已,其他的,经大脑迅速处理后将会被写到其他清单,包括将来某时也许清单,待办事项清单,项目清单等,这个后面我还会说到。

当我提及一个‘清单’时,请注意,我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种:

1。一个文件夹,包括一些各自独立的记录,记录着同属于一个范畴的事物;

2。在一张有标题的纸上列出的真实的目录;

3。一个软件程序或者电子记事本中的详细目录,比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。

一张有标题的纸可以当做:‘收集篮’、‘将来某时也许清单’、‘待办事项清单’。而‘项目清单’则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。”

“哦,明白了。”小强很满意地说。

组织:将分类的衣物重新储存

“让我们重新整理一下思路:我们有一个收集篮,里面写满了‘材料’;我们有三个清单,分别是‘将来某时也许清单’、‘待办事项清单’、‘项目清单’。

接下来怎么做呢?

1。从收集篮拿出排在第一项的‘材料’:‘联系供货商,周一会将支票送去’,我们分析一下,哦,原来是2分钟任务,立即去做。

2。打完那个电话之后继续回到我们的收集篮,拿出第二项‘材料’:‘给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告’,我们分析一下,哦,原来是委派事项,立即写入我们的‘待办事项清单’。

3。 再拿出第三项‘材料’:‘检查邮箱’,哦,这是一个不折不扣的待办事项,立即写入‘待办事项清单’。

4。拿出第四项‘材料’:‘周五之前拿出新产品的销售策略’,天,这是一个复杂的项目,立即写入‘项目清单’

5。拿出第五项‘材料’:‘哪天有空去打羽毛球?’,立即写入‘将来某时也许清单’。

6。 拿出第六项‘材料’:‘上个月市场推广费用明细报表’,这是一份资料,立刻放到文件柜的适当位置。

拱出银行的小猪  左公关右广告  三生不幸爱上你  社畜的春天  打工与回乡  马化腾的腾讯帝国  飞得更高  世家(上)  策略思维  红尘四合(上下)  生活是最好的修行:办公室里的修行课  临渊  芍药客栈  沉浮史玉柱  清风吹散往事如烟灭1·桃李不言  爱你,是我做过最好的事  仙侠:一人,一龟,一家族  班主任兵法2·实战篇  人生之钥  给青年的十二封信  

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