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第十四章展览实施和评估学习目的（第1页）

通过本章学习，了解展览现场管理所涉及的主要内容，了解国内外会展业评估体制、评估程序和评估内容。www.Pinwenba.com

主要内容

●展览现场管理

开幕式；专业观众注册；布展和撤展；现场广告管理；新闻管理；突发事件管理

●展览评估

评估内容；评估过程

展会策划营销之后，便进入了现场操作阶段，现场管理对展览的成功与否至关重要。当然展会成功应该有一套评估标准。

第一节展览现场管理

展览会涉及多个现场，或者叫多个场合，现场管理的内容也较多，这里主要介绍以下几个。

一、开幕式开幕式是展览会正式开始的标志，也是主办单位向公众展示展览会的规模和实力的良好机会。展览会开幕式涉及的层面较多，事务十分繁杂，因而必须高度重视，精心策划和部署。

展览会开幕式组织的内容主要应包括以下几方面：

1.主题

展会的开幕式应围绕一个鲜明的主题来展开，这个主题要与展览会的定位一脉相承，为活动程序，领导发言稿和新闻通稿的撰写、表演活动等提供了基调和依据。

会展管理

第十四章展览实施和评估

2.时间和地点

开幕式的时间既不可过早，也不可过晚，通常都定在早上九点左右。地点一般选择在展览场馆前的广场上举行，临时搭建舞台。时间和地点的选择应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长。

3.开幕式程序

展会的开幕式既可以是主办单位自己策划组织，也可以承包给一家专业策划公司。但基本程序都是一致的。举办活动之前应及早筹划与确定，制定清晰简洁的开幕式程序是展览会开幕式成功举办的重要保证。

4.出席的主要嘉宾

主办方一般会邀请行业主管部门的领导，行业协会的主管人员，外国驻华机构代表，专家及其他相关人士作为嘉宾出席开幕式。主办单位首先应根据办展需要和开幕式安排仔细遴选嘉宾名单，提前沟通确认，邀请国外、境外人士参加活动至少于半年前发出邀请，并寄送相关说明资料。另外，接待、翻译、礼仪人员以及嘉宾在台上的位置等事宜也应提前安排好。

5.讲话稿和新闻通稿

主要领导的讲话稿和主办单位的新闻通稿是媒体及广大公众全面了解本届展会基本情况的重要材料，而且往往是新闻媒体报道的基调。其核心内容应包括本届展会的亮点、创新之处及对整个行业发展的重要意义。

展览业发展至今，展览公司尤其是同主题展览会之间的竞争越来越激烈，一个成功的开幕式不仅可以增强参展商和专业观众对展会的信息，也可以提高业界和大众对展会的关注程度，扩大展览会的影响和品牌形象宣传。因此，在展会的开幕式上可以邀请一些名人出席，通过政府或行业的VIP的影响力来提高展会本身在行业中的影响力。也要以举办一些与展会的主题紧密相关的演出活动来展现展会的人气和实力。展会的主办单位还可以在开幕式举行时，适当制造一些轰动性的事件，以吸引媒体的关注，宣传展会形象。例如，第六届中国住交会（CIHAF）上，主办单位邀请民工作为开幕式的剪彩嘉宾和颁奖晚会的颁奖嘉宾，引起了媒体的广泛关注和积极报道。CIHAF组委会的这种做法不仅向社会发出了倡导尊重民工的呼声，也增添了展览会的人文色彩。

二、专业观众注册专业观众是展会的重要资源之一，办展机构一般对专业观众到会情况都极为重视，并安排专门的程序对到会的专业观众进行注册登记。为做好专业观众注册及其相关服务工作，展会一般要准备好展会参观指南、观众登记表、展会证件、门票、展会会刊等资料。

在进行观众登记注册时，可以将观众登记台和通道分为“持有邀请函观众登记台”和“无邀请函观众登记台”，以减少现场工作量，提高工作效率；要有专人负责管理观众登记的现场事务，维持秩序；工作人员必须要经过一定的培训，录入观众信息要准确，妥善保管填写好的观众登记表、邀请函和名片等资料。

为了消磨人们在登记处的等待时间，展会的主办单位可以在入口处设置展览活动及论坛议程牌，方便观众预先了解展会的总体结构和主要活动安排。

三、布展和撤展管理布展是展会开幕前的现场筹备工作，一般在展会开幕前几天进行。布展时间的长短主要取决于展览题材、展品的复杂程度以及展会规模的大小。汽车展和大型机械展往往需要一个星期的时间布展，而消费品展布展时间只需要两天，一般的展会，布展时间通常是在2—4天。如果在展会开幕时，布展工作仍没有结束，必定会影响到组织者的声誉和展会的品牌形象。

撤展是展会闭幕以后，参展商在规定时间内撤除展位，将展品运出展览现场的工作。由于展馆可能会安排其他的展会在此展出，和布展一样，撤展也不可以拖延。如果因为协调不当，无法按时退出展馆，就需要延长展馆使用期，不仅要增加费用和成本，对主办方不利，而且还会影响到下一个展会的布展。在国外，展会闭幕之前提前撤展也是不允许的，而国内，参展商为了避过交通高峰期，提前撤展已经成了一种惯例。所以主办方应该在一开始就与参展商协商沟通好，不允许提前撤展，以免对整个展会的品牌形象造成不利的影响。

因此，对布展和撤展，最重要的是要控制时间，加强时间管理。为此，主办方首先要将布展和撤展确切的起止时间准确地通知参展商，让参展商理解布展和撤展时间限制的不可变更性；其次，要加强现场管理，维持好现场的交通秩序，设法提高工作效率。

四、现场广告和新闻管理展会现场是一个吸引眼球的场所，因此广告效应和新闻管理不可或缺。

1.现场广告管理

展会的主办机构可以通过展览快讯、展览会会刊、户外广告牌、气球、标语等来获得广告收入。尽管广告的载体不同，广告政策必须明确、统一，对所有的参展商一视同仁。即使有相应的优惠措施，也应让所有的参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予优惠。

2.新闻管理

在展览期间，展会会有意识地安排一些媒体对展会进行参观和采访，以扩大展会的宣传推广。另外，国内一万平方米以上的展会还会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。展会主办单位可以安排熟悉展会相关情况的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访。

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