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一 计划的含义与内容(1)
我们首先来定义计划活动,并对其作用和内容进行简单的讨论。
什么是计划
人们的集体活动要卓有成效,首先必须明确所追求的目标是什么,完成这些目标必须通过什么途径,采取什么方案。这种旨在明确所追求的目标以及相应的行动方案的活动,就是管理的计划(planning) 职能。
计划用一个字来说就是“谋”,谋你所追求的目标、实现目标的途径等。谋定而后动,深谋远虑,多谋善断,“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外”,等等,都是在讲计划。
孔子教导我们说,凡事预则立,不预则废。做任何事情要取得成功,都必须进行周密的计划。没有计划,仓促行事,就会招致失败。计划活动是连接可能与现实、今天与明天、现在与未来的桥梁。通过计划活动,那些本来不一定能够实现的事情变得有可能实现,有可能变糟的事情得以向好的方向转化。当然,计划不是万能的,周密的计划也会受到各种环境因素的干扰,但如果不进行计划,许多事情的发展就只有听之任之,听天由命了。
著名的墨菲定律—— 有可能出错的事情, 就会出错(Anything that can go wrong will go wrong)——从另外一个角度提醒我们,做事情不能心存侥幸,要预想到各种可能性,并要针对各种可能发生的情况制定相应的对策。
在管理诸活动中,计划活动具有首位性和普遍性的特征。计划是管理的首要职能。在各项管理职能中,计划活动处于首要地位。管理的组织、领导和控制职能都是为了促使和保证目标的实现,而组织的目标和实现目标的途径正是通过计划活动确立的,因而计划就理所当然地成为必须首先实施的职能。管理者只有在明确目标之后,才能确定合适的组织结构和适当的人员,确定领导方针和控制方法。也就是说,为了有效地将各项管理工作做好,首先必须进行计划活动。计划活动的影响贯穿于组织、人力资源管理、领导及控制活动中。图Ⅲ—1 概略地描述了这种相互关系。
计划活动还具有普遍性。组织中的管理者,无论职位高低,位置大小,或多或少地都要进行计划活动。计划活动是各级管理者的共同职能。由于所处的位置和所拥有的职权的不同,各级管理者所从事的计划活动会有不同的特点和范围。一般来说,高层管理者主要致力于战略性计划,而中层或基层管理者则主要致力于战术性或执行性计划。
此外,计划活动本身能够使人产生成就感,让下属从事计划活动将有利于调动他们的积极性和主动性。
计划的作用
计划活动的作用表现在四个方面。
1.应对变化和不确定性
未来是不确定的,甚至是瞬息万变的。管理者必须对未来的变化进行预测,推测和估计这些变化对实现组织目标可能造成的各种影响,了解在变化发生时应当采取什么对策以及有哪几种备选方案。这样一旦出现变化,便可以及时采取措施,而不至于手足无措,无所适从。周密的计划将使得未来的不确定性和风险被降到最低限度。
有一个小例子颇能说明计划的重要性。一位特技飞行员曾有过无数次大难不死的经历。当被问及他死里逃生的秘诀时,他的回答是,他在自己醒着的时候,花了相当多的时间去想象飞行中可能出现的各种情况,然后再分析自己应当采取何种应对措施。这样,当飞行过程中果真出现麻烦时,他就能够不慌不忙地立即作出反应。
一 计划的含义与内容(2)
2.使组织集中全力于目标
周密的计划有利于使各部门的努力协调一致,有利于推动组织中的全体人员形成一股指向整体目标的合力,也有利于促使埋头于日常事务的管理者去思考未来。缺乏计划的指引,组织中的成员和各个部分就会各自为政,相互损耗,相互掣肘,难以顺利实现预定的目标。
3.使组织的活动经济合理
计划活动旨在以目标明确的共同努力来代替互不协作的分散活动,以均匀一致的工作流程来代替缺乏协调的随意行动,以深思熟虑的决策来代替仓促草率的判断。这将大大有利于减少组织活动中的浪费,提高资源的使用效率,使企业以及其他各种组织的活动经济合理。
4.为控制奠定基础
控制就是使事情按计划进行。如果没有既定的目标和计划作为衡量尺度,管理者就无法了解工作的进展情况,也就无法考核下级任务完成的情况。因此,计划是控制的基础,它为有效控制提供了标准和尺度。没有计划,控制工作也将不存在。人们常常将这两项职能称为管理的一对孪生子,或称为一枚硬币的两面。
计划的内容
只是强调计划或“谋”的重要性还远远不够,我们还必须知道要“谋”什么。可以认为,在计划活动中,最重要的就是对如下四个问题做出回答:
(1)我是谁?
(2)我要到哪里去?
(3)我的处事原则是什么?
(4)我如何到那里去?
这四个高度抽象的问题涵盖了包罗万象的管理情景。任何类型的机构、任何层次和类别的管理者都必须面对这些问题。能否对这些问题做出正确的回答,在很大程度上决定了管理的成败。
在这四个问题中,第一个问题——“我是谁?”——对应的是一个机构的基本定位,在管理中称为组织的使命或宗旨;第二个问题——“我要到哪里去?”——对应的是组织的愿景和目标;第三个问题——“我的处事原则是什么?”——对应的是组织的价值观或者核心价值观;最后一个问题——“我如何到那里去?”——则涉及实现愿景、目标的战略途径方面的问题(见图Ⅲ—2)。
市场环境
在这四个问题中,前三个最重要,是企业管理的奠基性问题。
在现实的管理世界中,人们往往在第四个问题上花的时间和精力最多,多到几乎用尽了所有的时间和精力,以至于没有更多的时间和精力来考虑其他几个问题。但是,如果按重要程度对这几个问题排序,第四个问题的重要度排在第四!我们人类实际上
很多情况下并没有我们自以为的那样智慧。
童话故事《爱丽丝漫游奇境记》中,主人公是一个叫爱丽丝的小姑娘,她在一个很奇妙的地方(Wonderland) 流连忘返,结果迷路了。她很着急地哭了起来。就在这个时候,走过来一只兔子。小姑娘就向这只兔子求助,说我迷了路,请你告诉我,我应当怎么走?兔子的回答很具哲理,成为了很多管理学教材中的一句经典台词。
兔子说,你怎么走这并不重要,重要的是你要到哪里去。
你如果不知道自己要到哪里,知道怎么走又有什么意义?
这里的结论在于,对于前三个问题的回答是管理任何类型的机构的逻辑起点。不管是一家企业,还是一家医院,或是一所大学,或是任何类型的其他机构,概莫能外。前三个问题不明确的话,在第四个问题上努力毫无意义。不仅会忙而无功,有时甚至会南辕北辙,弄巧成拙,适得其反。
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