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第3部分（第1页）

采用正确分类

如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。

善用档案管理工具

例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。

注意汰旧换新

这是指要随时更新资料。新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。

虹桥书吧。

第8节：引子一（5）

注意档案名称

如果没有专门的人员管理档案，很容易让档案杂乱无章，使人找不到。现在我们用计算机存档时更要注意设置正确的文件名，以方便别人查找。

注意存盘方式

这是指如果用计算机储存档案，则必须有能够共享的空间，使他人可通过局域网查询。此时一定要注意将资料档案备份，以免别人误操作删除了重要的资料，那就无法弥补了。

注意调卷、调案程序

一般来说，事业单位的档案管理比较正规，调卷及调案的程序都非常严谨。想借阅一些资料，要填写借阅单，要签名，要依时限交还。而一般的企业里，这项工作就做得比较马虎，同事之间拍拍肩膀就可以借调，借完大家就会忘掉。

电话、会议及找文件可以说是在办公室里最耗费时间的三件事。对我们来说，如果上班时，不必开会，不必打电话、接电话，也永远不必看到任何文件，那就好像没干工作一样。所以，文件、资料管理也是考核一般人绩效的凭据，所以，不要为图方便什么资料也不储存。

文件、资料管理与时间管理的关系因此十分密切，无论你职位高低，都得注意它的存在。如果处理不当，它就会成为管理的绊脚石，管理者不得不慎。

小马今年得了一个“最佳秩序奖”，原因是公司评选桌面及环境最糟糕的人时，大家都选了他。

小马是负责公关的，早就养成只要资料一来就往旁边一扔的个性。他的座位四周摆满了文件、报纸、ＤＭ、照片……这座“文件山”堆满了，他又堆一座，所以远远一看，根本看不见小马在哪里，只看到高高的“文件山”。

每当同事问小马：“你怎么又在和文件大战啦？”他都义正词严地说：“你懂什么，我这是乱中有序！”

好一个“乱中有序”！大家给他的公文也好、资料也好、图片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！

有一天，领导交给他一本重要的资料，让他去办一项登记。隔了三天，他就宣布：完了！又不见了。碰到这样的人，怎么办？

解决办法：其实，一般人要想提高效率，应该遵守“一次只处理一件事，绝不重复处理同一事件”的时间管理原则。

文件或公文应分为待阅、已阅及暂缓三个类别，使自己和别人都能一目了然。若是太忙，或工作时间不固定，也该运用特定时间专心处理文件。今日事，今日毕，别人才能配合你的工作。

能用电话解决的事情，就不要用文件，使用传真也可以省时省力。

要写计划及报告时，必须选在一天内头脑清醒的时刻，到了下午昏昏沉沉的，再做这些事效果就差些。

文件无论放在哪儿，都要让别人也能轻易找到。如果能够做到定期整理环境更好，公司的总务部门可以硬性要求员工每三个月清仓倒柜一次，以便把所有该扔的都扔掉。当然，在这以前，所有档案的期限都要标示清楚。沟通的时间管理

许多主管在进行时间管理时，都会碰到与沟通有关的问题，例如：

将大量时间耗费在服务重大客户上，相比之下，花在管理及制定策略上的时间就少多了。

团队中效率步调落差过大，如何界定“不适任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使团队步调一致？

如何授权才能避免事必躬亲？

如何加强拜访顾客时的时间管理？顾客来访时，如何掌握交谈的时间较为妥当？

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