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成功的邀请会成为成功宴会的基础。所以在邀请对反赴宴的过程中不能掉以轻心,应该根据对方的身份选择一种合理的邀请形式来。
在商务交往中,因为各种各样的实际需要,商务人员必须对一定的交往对象发出约请,邀请对方出席某项活动,或是前来我方做客。这类性质的活动,被商务礼仪称之为邀约。
在民间,邀约有时还被称为邀请或邀集。站在交际这一角度来看待邀约,它实质上乃是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士,前来自己的所在地或者其他某处地方约会,以及出席某些活动时,他不能仅凭自己的一厢情愿行事,而是必须取得被邀请方的同意。作为邀请者,不能不自量力,无事无非,自寻烦恼,既麻烦别人,又自讨没趣。作为被邀请者,则需要及早地做出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者,还是被邀请者,都必须把邀约当作一种正规的商务约会来看待,对它绝对不可以掉以轻心,大而化之。
对邀请者而言,发出邀请,如同发出一种礼仪性很强的通知一样,不仅要力求合乎礼貌,取得被邀请者的良好回应,而且还必须使之符合双方各自的身份,以及双方之间关系的现状。
在一般情况下,邀约有正式与非正式之分。正式的邀约,既讲究礼仪,又要设法使被邀请者备忘,故此它多采用书面的形式。非正式的邀约,通常是以口头形式来表现的。相对而言,它要显得随便一些。
正式的邀约,有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等等具体形式。它适用于正式的商务交往中。非正式的邀约,也有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约,后者则可称为口头邀约。
根据商务礼仪的规定,在比较正规的商务往来之中,必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。因此,有必要对它做出较为详尽的介绍。
请柬邀约
在正式邀约的诸种形式之中,档次最高,也最为商界人士所常用的当属请柬邀约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式,如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等,只有采用请柬邀请佳宾,才会被人视之为与其档次相称。
请柬又称请帖,它一般由正文与封套两部分组成。不管是上待购买印刷好的成品,还是自行制作,在格式上行文上,都应当遵守成规。
请柬正文的用纸,大都比较考究。它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例,对折后的左面外侧多为封面,右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色,并标有“请柬”二字。请柬内侧,可以同为红色,可采用其他颜色。但民间忌讳用黄色与黑色,通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时,应采用钢笔或毛笔,并选择黑色、蓝色的墨水或墨水汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水,则不宜采用。
目前,在商务交往中所采用的请柬,基本上都是横式请柬。它的行文,是自左向右,自上而下地横写的。除此之外,还有一种竖式请柬。它的行文,则是自上而下的,自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式,竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬。因此在这里将它略去不提。
在请柬的行文中,通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。
另外,被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现,则是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是“不厌其烦”地在正文中再写一次,也是可以的。在正文中“请柬”二字可以有,也可以没有。
下面附一则饭局请柬正文示范一则,供大家参考:
请柬
尊敬的蒋勤先生:
11月6日下午19时为李娟小姐饯行,席设本市北京路8号德大西茶社,恭请光陪。
周抒平谨订10月20日在对外交往中使用的请柬,应采用英文书写。在行文中,全部字母均应大写,应不分段,不用标准符号,并采用第三人称。这是其习惯做法。
在请柬的封套上,被邀请者的姓名要写清楚,写端正。这是为了对对方示敬,也是为了确保它被准时送达。
书信邀约
以书信为形式对他人发出的邀请,叫做书信邀约。比之于请柬邀约,书信邀约显得要随便一些,故此它多用于熟人之间。
用来邀请他人的书信,内容自当以邀约为主,但其措辞不必过于拘束。它的基本要求,是言简意赅,说明问题,同时又不失友好之意。可能的话,它应当打印,并由邀请人亲笔签名。比较正规一些的邀请者,有时也叫邀请书或邀请函。
下面附一则书信邀约的正文示范一则,供大家参考: 尊敬的奥海公司负责人:
“1999?北京民用新产品新技术展销会”定于今年5月8日至28日在北京国际展览中心举行,欢迎贵公司报名参展。
报名时间3月1日至20日
报名地点花园路乙10号
联系电话2531188
组委会敬邀
1999年2月16日
在装帖与款式方面,邀请信均不必过于考究。其封套的写作,与书信基本上相同。
传真邀约
传真邀约,指的是利用传真机发出传真的形式,对被邀请者所进行的一种邀约。在具体格式、文字方面,其作法与书信邀约大同小异。但是由于它利用了现代化的通讯设备,因而传递更为迅速,并且不易丢失。此外,还有一种电子邮件邀约,其作法基本与传真相似。
电报邀约
电报邀约,即以拍发电的形式,对被邀者所进行的邀约。电报邀约与书信邀约在文字上,都要求热情、友好、恳切、得体,除此之外,电报邀约在准确、精炼方面要求得更高一些,这是由电报这一形式本身所决定的。电报邀约速度快,准确率高。因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上,它与书信邀约大致类似。
便条邀约
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