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第4部分（第1页）

议的话，你最好取消会议。（你可以预先判断出将有多少人参加会议，因为当有人接受一个转发的会议邀请时，你会收到一个确认信息。）

尽量预定一个小型会议室，这样可以把一些不速之客排除在外。尽量把会议安排在30分钟内结束，这样可以让大家准时出席并且保持会议过程的高效进行。你可以声称这是一个“工作会议”，必要的时候甚至可以使用“信息权管理”（IRM，Information　Rights　Management），以阻止会议邀请信被转发。

为什么我现在才听到这个？

对于一些重要的主题，你不想让关键的相关人员吃惊。没人喜欢匆匆忙忙地被拉去做至关重要的决定，也没人希望对关键领域发生的事情丝毫不知。如果你想要会议开起来比较顺畅，那么预先跟关键人员做个沟通。你们可以发现问题，协商折衷方案，预先让所有人都取得一定的共识。接下去，会议更多地只是一个形式了。对于要做决定的会议来说，这是个好方法，只是它比较费时。但对于一些至关重要的决定，这也是至关重要的一步。

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接下去要做什么？

现在会议开完了，结束了，一切都过去了，对吗？错了！会议像好莱坞恐怖电影中的鬼怪蛇神一样，它们会重新获得生命，然后吃掉剩下的那些人。决定接下去要做什么，把它们写到e…mail中去。这样才能使已经结束的会议不会死灰复燃。

写e…mail的时候，把所有与会者的名字放在地址栏中，并且抄送所有受会议结果影响的人。务必要包含一个对会议所做的决定、共享的信息或者收集到的想法的简短总结。然后列出接下去的安排，指明谁在什么时候做什么事情。此刻，你终于可以放心地继续前进了。

看到了吧，尊重别人的时间并没有那么难！会议在很多方面是昂贵的。当然，会议对于加强组织的沟通也是必要的。但如果你要开会，那就把会开好。所有人都会赏识它，你也能完成更多的事情。

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你失去理智了吗？

2006年7月1日：“停止写规范书，跟功能小组呆在一起”

我不是项目经理（PM，Program　Manager）。我也从来没有担任过项目经理。我将来也不可能成为一名项目经理。这并不是我个人对项目经理的抵触。因为我的朋友之中不乏有出色的项目经理。很显然，我没有权利去教导项目经理怎么去做他们的工作。

尽管如此，项目经理应该停止写规范书。就这么简单！他们在浪费我的时间，浪费组织的时间，浪费整个公司的时间。你几乎可以听到残留着的、细微的、嘎扎嘎扎的声音，因为规范书像白蚁一样在一口一口咬掉公司和客户的价值。我对此深恶痛绝！

其实不仅仅是项目经理。开发者也必须停止写开发规范书。测试者则必须停止写测试规范书。疯狂必须停止！浪费必须停止！我们必须重新找到我们的感觉，找回我们的生产力，还有我们的智慧。

作者注：如果用回应数来考量，本栏目肯定是我发表过的最有争议的栏目之一。你也可以从接下去的那段文字看出，我当初就猜到了这一点。关于我的观点，大家最大的误解是在“正式文档”和“非正式文档”的区别上面。我认为，多工种呆在一起工作的团队只需要非正式的文档，比如把白板上的内容拍了照片放到维基网站上，并加上少许的注释。而被距离隔开或按照工种划开的团队则需要正式的文档，比如具体的规范书。

“你肯定不是认真的？”我听到忠实的读者这么说，“你多年来一直鼓吹质量（参见第5章的“牛肉在哪里”栏目）和设计（参见第6章的“通过设计解决”栏目）。你告诫开发人员在他们拿到规范书之前不要采取行动，在没有彻底理解设计之前不要开始编码。莫非现在你承认以前是被误导了，或者甚至可能你本身的认识就是错误的？”不，当然不是。

功能团队在开发用户体验之前必须首先理解它，开发人员在实现一个内部设计之前也必须首先充分理解它，这样才能面对面地解释给同伴听。但是，这些步骤中没有哪个需要正式书写的文档。

为什么我们需要正式书写的规范书呢？客户不需要它们。市场和产品规划部门也不需要它们。即便是内容发布者和产品支持人员，他们对规范书的使用也是有限的。因此，谁需要这些荒唐无用的“杰作”呢？为了找到答案，我们不妨把规范书扔掉，看看谁会叫起来。

在那里进退两难

如果我们不再有规范书，开发和测试人员会大叫，“我怎么知道代码应该实现什么功能呀？”告诉他们找项目经理讨论去。然后他们接着抱怨，“项目经理又不会整天在我的办公室里转悠。我需要记录下来的规范书。我必须对它们进行复审、修改和更新。”

是的，这里的确有问题。不是开发和测试人员必须有规范书来复审、修改和更新，而是项目经理没有整天留在附近，一起来讨论用户体验、实现和测试策略。好吧，那如果项目经理这么做了又怎样呢？

如果项目经理跟开发和测试人员整天呆在同一个开放区域里，并且周围摆满了白板，一起为同一个功能集合努力工作，又会怎么样呢？我们还需要正式书写的规范书吗？等等，我听到了更多的尖叫声。

特殊要求

如果没有正式书写的规范书，依赖这些功能的其他团队将会抗议，“如果我们不知道你的代码是怎么工作的，我们怎么知道如何去使用它呀？”这问题问得很好。如果项目经理整天跟功能团队呆在一起，他们也就不可能有时间去应对所有的下游团队，而我们也不可能把所有人都塞到同一间房间里去。然而，下游团队其实不需要规范书——他们需要的是一个小型的软件开发包。不管怎么样，组件团队都得提供软件开发包的，这么做非常有价值。

如果没有正式书写的规范书，“合规警察”（pliance　Police）将会咆哮，“的文档在哪里？”这问题问得也不错。合规警察让我们远离伤害。尽管他们的工作不怎么讨好，但却非常重要。他们常常需要正式书写的文档来完成他们的工作。然而，合规警察同样也不需要规范书。他们需要的是完整的合规文档，跟规范书相比，它常常以不同的形式包含不同的信息。

作者注：这些“合规警察”是谁？他们其实是普通的工程师，只不过他们的工作重点是，确保微软的产品在关键领域的正确性，比如安全、隐私、全球可用（没有不合适的委婉语或引用）和顺从所有适用的法律和法规等等。举例来说，他们要求的典型文档包括：威胁模型（安全方面的）、隐私声明、专利权使用条款等。

在上述两种情况下，你都不需要正式书写的规范书。你需要的是其他类型的特定文档，而这种文档会比较容易写，因为它不是可自由发挥的。

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