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第2部分（第1页）

果你第二次问他他还不告诉你身份和来意，就说明来者缺乏起码的教养。在这种情况下，你可以釆取叫保安等措施。

本题的关键

精诚所至，金石为开。

第六题　秘书的忠告

一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！

信的内容大致是这样。老板命令秘书立即将信打印寄走。

对于老板的命令，秘书现在有以下四种行为：

a。“好，我马上就办！”说完，秘书立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。

b。如果将信寄走，对公司和老板本人都非常不利。秘书想到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板这样说：“老板，这封信不能发，别发算啦！”

c。秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”

d。当天快下班的时候，秘书将打印出来的信进给已经心平气和的老板：“老板，可以将信寄走了吗？”

作为秘书，你认为以上4种行为，哪种行为最正确，哪种行为最恶劣？

正确的答案及理由

这是美国辛辛那提大学乔治·古纳教授在讲授秘书学时对学生提出的问题。

正确的答案是d。

a对于老板的命令忠实和坚决，作为秘书的确需要这种品质，但是仅仅具备“忠实和坚决”，对于秘书来说，仍然是一种失职。

b是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是，它和后面的c行为一样超越了秘书的权限，所以是不正确的。

c从秘书是老板的助手这个角度来看是可取的，但是，秘书干预老板的最后决策，就是一种越权行为。

d是正确的。

理由如下：老板也是人，也有自己的喜怒哀乐，也有不能自制的时候。当他的感情一旦平静下来，必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老板征求他的意见，实际上就是给他创造一次重新决策的机会；a和b虽不可取，但毕竟还有商量的余地。

乔治教授认为c最恶劣：作为一个公司的老板，老板有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必然包括与这家代理商的关系。他提出中止与这家代理商的关系，也许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然，老板也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。总而言之，在不明白老板的真实的思想和感情之前，秘书作为老板的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的决策人。

本题的关键

有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。

第一节　企业为什么需要秘书（1）

1、秘书每天都在做些什么

秘书工作对一些人来说显得非常神秘。许多人以为秘书每天的工作就是陪老板外出谈生意，出席各种豪华宴会，非常风光。那么，秘书每天实际上都在做些什么呢？先来看一个在北京某外企总经理办公室工作的秘书一天的工作吧！她毕业于北京某大学中文系，在这家公司的总经理办公室已经工作了2年，顶头上司是公司副总，美籍华人，负责公司销售。

8：40到达自己的办公室

8：45打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品

9：00上司到办公室

9：15为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人

9：30有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复

9：45邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人

10：00接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志，剪报、扫描等等

10：30接待客人，给客人沏茶等

11：40上司外出，将上司交待的文件打完

12：00午休

13：00回到办公桌前，上网查资料，接听电话等等

13：10上司回到公司，给上司冲咖啡，报告电话留言，领回上司上次出差时的单据，核算出差费用

14：00根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件

14：30招待客人，给沏茶

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